La herramienta de citas te permite programar citas con tus clientes. Tus clientes también pueden reservar ellos mismos un horario según tu disponibilidad, en Hexfit Go o mediante un enlace público.
En resumen:
Configura tu disponibilidad y tus preferencias (preaviso, recordatorio, política de cancelación, etc.).
Crea uno o varios eventos modelo.
Programa una cita con un cliente o deja que tus clientes reserven por su cuenta.
Tú y tu cliente reciben un correo cuando se programa la cita y, después, un recordatorio antes de la cita.
La herramienta de citas está incluida en algunos planes. Para saber si forma parte del tuyo, consulta nuestra página de precios o escribe a un Hexpert en el chat.
Paso 1: Configurar tu disponibilidad y tus preferencias
Desde tu configuración, puedes indicar los horarios que deseas marcar como disponibles para citas.
También podrás elegir las preferencias que desees (aviso previo, recordatorio, política de cancelación, etc.).
Encontrarás más información en este artículo.
💡 ConsejoTambién puedes sincronizar tu calendario de Google o Microsoft para administrar tus horarios disponibles con mayor facilidad. |
Ten en cuenta que tu cliente puede hacer lo mismo, ya que el sistema elegirá un horario en el que ambos tengan disponibilidad.
Este paso es opcional, ya que, por defecto, se considerará que el cliente está disponible en todo momento.
Para ayudarlo, puedes enviarle este enlace: https://help.hexfit.com/es/articles/4303065-cliente-concertar-una-cita
Paso 2: crear un evento modelo
Para que se pueda reservar una cita, primero tienes que crear eventos modelo.
El campo Visibilidad del evento modelo determina quién puede usarlo para reservar una cita:
Yo solamente: solo tú.
Mi sucursal solamente: tú y los profesionales de tu sucursal (compañeros, empleados).
Mi empresa solamente: tú y todos los profesionales de tu empresa.
… + mis clientes: las mismas personas que arriba, y tus clientes también pueden reservar este tipo de cita por su cuenta.
Encontrarás más información en este artículo.
Paso 3: Programar una cita
Desde una cuenta profesional, es posible crear citas con clientes.
Para hacerlo:
Ve a la pestaña «Citas».
Haz clic en «Agregar una cita» o en la fecha deseada.
- Ingresa las primeras letras del nombre del cliente y luego elige con quién deseas tener la cita.
Selecciona el evento modelo deseado.
Selecciona una fecha y una hora.
Si deseas que se tomen en cuenta las disponibilidades de tu cliente, marca la casilla «Disponibilidades del cliente». |
(Opcional) Agrega o modifica la descripción de la cita.
Notificaciones y recordatorios
Para el profesional
Recibes un correo de confirmación cuando se programa una cita.
También recibes un correo si se elimina la cita.
Para el cliente
Tu cliente también recibe un correo de invitación cuando se programa la cita.
Recordatorio antes de la cita
Si activaste la opción Recordatorio en la configuración de tu disponibilidad, el cliente y el profesional reciben un recordatorio por correo antes de la cita, según el plazo elegido (por ejemplo, 24 h antes).
Encontrarás más información en este artículo.
Citas canceladas
Las citas aparecerán por defecto con un símbolo.
Las que estén «canceladas» tendrán una X a su izquierda.
También puedes confirmar haciendo clic en el evento.
Programar una cita desde el lado del cliente
El cliente puede programar citas de dos maneras:
Desde la aplicación móvil.
Desde un enlace público que le puedas enviar.
Preguntas frecuentes
¿Mi cliente recibe una notificación cuando programo una cita?
Sí. Tu cliente recibe un correo de invitación cuando se programa la cita y, después, un recordatorio antes de la cita si la opción Recordatorio está activada. Consulta la sección «Notificaciones y recordatorios» más arriba.
¿Cómo activo el recordatorio por correo para mis clientes?
Haz clic en tu nombre y luego en Configuración.
Ve a Disponibilidad.
Al final de la página, en la opción Recordatorio, elige el plazo (por ejemplo, 24 h).
Guarda tus cambios al final de la página.
¿Cómo pueden mis clientes reservar desde mi sitio web o mis redes sociales?
Comparte tu enlace público de reserva de citas. Lo encontrarás en Configuración → Disponibilidad, al final de la página. Tus clientes también pueden reservar en Hexfit Go. Más información en este artículo.
Mis clientes no encuentran ningún horario disponible o no pueden reservar. ¿Qué debo revisar?
Cada franja empieza antes de terminar (por ejemplo, de 19:30 a 20:30, y no al revés).
Tienes al menos un evento modelo de tipo «Cita», con una visibilidad que incluye a tus clientes («… + mis clientes»).
Si tu agenda de Google o Microsoft está sincronizada, los horarios marcados como «ocupado» no se ofrecen a tus clientes.
El preaviso mínimo elegido en tus preferencias también puede bloquear las franjas demasiado cercanas.
Si el problema continúa, escribe a un Hexpert en el chat.
Mi cliente no ve la cita en su agenda. ¿Por qué?
Revisa la visibilidad del evento modelo utilizado: debe incluir a tus clientes («Yo + mis clientes», «Mi sucursal + mis clientes» o «Mi empresa + mis clientes»). Consulta el paso 2 más arriba.
¿Cómo puedo ofrecer citas a la media hora (por ejemplo, a las 16:30)?
En las preferencias de tu disponibilidad, ajusta el Incremento de tiempo de inicio a 30 minutos. Más información en este artículo.
¿Puedo crear una cita recurrente?
Sí. Puedes repetir un evento a intervalos regulares (cada X días, semanas o meses). Más información en este artículo.
¿Mis citas de Hexfit aparecen en mi agenda de Google o Microsoft?
Sí, una vez sincronizada tu agenda. Solo se añaden las citas creadas después de la sincronización. Los eventos de tu agenda de Google o Microsoft no aparecen en Hexfit, pero los horarios «ocupados» no se ofrecen a tus clientes. Más información en este artículo.