L'outil de prise de rendez-vous vous permet de planifier des rendez-vous avec vos clients. Vos clients peuvent aussi réserver eux-mêmes un moment selon vos disponibilités, dans Hexfit Go ou par un lien public.
En bref :
Entrez vos disponibilités et vos préférences (préavis, rappel, politique d'annulation, etc.).
Créez un ou plusieurs événements modèles.
Planifiez un rendez-vous avec un client, ou laissez vos clients réserver eux-mêmes.
Vous et votre client recevez un courriel quand le rendez-vous est planifié, puis un rappel avant le rendez-vous.
L'outil de prise de rendez-vous est inclus dans certains forfaits. Pour savoir s'il fait partie du vôtre, consultez notre page Tarifs ou écrivez à un Hexpert dans le chat.
Étape 1: Mettre vos disponibilités et vos préférences
À partir de vos paramètres, vous pouvez inscrire les périodes que vous souhaitez mettre comme disponibles pour des rendez-vous.
Vous pourrez aussi choisir les préférences que vous désirez (préavis, rappel, politique d'annulation, etc.).
Vous trouverez plus d'informations dans cet article.
💡 AstuceVous pouvez aussi synchroniser votre agenda Google ou Microsoft dans le but de gérer les moments disponibles plus facilement. |
Notez que votre client peut faire de même puisque le système choisira un moment où vous avez des disponibilités communes.
Cette étape est optionnelle car par défaut, le client sera considéré disponible en tout temps.
Pour l'aider, vous pouvez lui envoyer ce lien: https://help.hexfit.com/fr/articles/4303065-client-2-0-prise-de-rendez-vous
Étape 2: créer un événement modèle
Pour qu'un rendez-vous puisse être pris, il faut d'abord créer des événements modèles.
Le champ Visibilité de l'événement modèle détermine qui peut l'utiliser pour prendre un rendez-vous :
Moi seulement : seulement vous.
Ma succursale seulement : vous et les professionnels de votre succursale (collègues, employés).
Mon entreprise seulement : vous et tous les professionnels de votre entreprise.
… + mes clients : les mêmes personnes que ci-dessus, et vos clients peuvent aussi réserver ce type de rendez-vous eux-mêmes.
Vous trouverez plus d'informations dans cet article.
Étape 3: planifier un rendez-vous
À partir d'un compte professionnel, il est possible de créer des rendez-vous avec des clients.
Pour ce faire:
Allez sous l'onglet "Rendez-vous".
Cliquez sur "Ajouter un rendez-vous" ou sur la date souhaitée.
Entrez les premières lettres du nom du client, puis choisissez celui avec qui vous souhaitez le rendez-vous.
Sélectionnez l'événement modèle désiré.
Sélectionnez une date et une heure.
Si vous voulez que les disponibilités de votre client soient prises en compte, cochez la case "Disponibilités du client". |
(optionnel) Ajouter/Modifier la description du rendez-vous.
Notifications et rappels
Pour le professionnel
Vous recevez un courriel de confirmation quand un rendez-vous est planifié.
Vous recevez aussi un courriel si le rendez-vous est supprimé.
Pour le client
Votre client reçoit lui aussi un courriel d'invitation quand le rendez-vous est planifié.
Rappel avant le rendez-vous
Si vous avez activé l'option Rappel dans vos paramètres de disponibilités, le client et le professionnel reçoivent un rappel par courriel avant le rendez-vous, selon le délai choisi (par exemple, 24 h avant).
Vous trouverez plus d'informations dans cet article.
Rendez-vous annulés
Les rendez-vous auront par défaut un symbole d'horloge.
Ceux qui sont "annulés" auront un X à leur gauche.
Vous pouvez aussi valider en cliquant sur l'événement.
Prendre un rendez-vous du côté du client
Le client peut prendre des rendez-vous de deux façons:
À partir de l'application mobile.
À partir d'un lien public que vous pouvez lui envoyer.
Questions fréquentes
Mon client reçoit-il une notification quand je planifie un rendez-vous ?
Oui. Votre client reçoit un courriel d'invitation quand le rendez-vous est planifié, puis un rappel avant le rendez-vous si l'option Rappel est activée. Voyez la section «Notifications et rappels» plus haut.
Comment activer le rappel par courriel pour mes clients ?
Cliquez sur votre nom, puis sur Paramètres.
Allez dans Disponibilités.
Au bas de la page, dans l'option Rappel, choisissez le délai (par exemple, 24 h).
Enregistrez vos changements en bas de la page.
Comment permettre à mes clients de réserver à partir de mon site Web ou de mes réseaux sociaux ?
Partagez votre lien public de prise de rendez-vous. Vous le trouverez dans Paramètres → Disponibilités, au bas de la page. Vos clients peuvent aussi réserver dans Hexfit Go. Plus d'informations dans cet article.
Mes clients ne trouvent aucune plage disponible ou ne peuvent pas réserver. Que vérifier ?
Chaque plage commence avant de finir (par exemple, de 19 h 30 à 20 h 30, et non l'inverse).
Vous avez au moins un événement modèle de type « Rendez-vous », avec une visibilité qui inclut vos clients (« … + mes clients »).
Si votre agenda Google ou Microsoft est synchronisé, les moments marqués «occupé» ne sont pas offerts à vos clients.
Le préavis minimum choisi dans vos préférences peut aussi bloquer les plages trop proches.
Vos disponibilités sont entrées pour les semaines visées et bien enregistrées (bouton au bas de la page).
Si le problème continue, écrivez à un Hexpert dans le chat.
Mon client ne voit pas le rendez-vous dans son agenda. Pourquoi ?
Vérifiez la visibilité de l'événement modèle utilisé : elle doit inclure vos clients («Moi + mes clients», «Ma succursale + mes clients» ou «Mon entreprise + mes clients»). Voyez l'étape 2 plus haut.
Comment offrir des rendez-vous à la demi-heure (par exemple, à 16 h 30) ?
Dans vos préférences de disponibilités, réglez l'incrément de temps de départ à 30 minutes. Plus d'informations dans cet article.
Puis-je créer un rendez-vous récurrent ?
Oui. Vous pouvez répéter un événement à intervalle régulier (tous les X jours, semaines ou mois). Plus d'informations dans cet article.
Mes rendez-vous Hexfit apparaissent-ils dans mon agenda Google ou Microsoft ?
Oui, une fois votre agenda synchronisé. Seuls les rendez-vous ajoutés après la synchronisation y sont inscrits. À l'inverse, les événements de votre agenda Google ou Microsoft n'apparaissent pas dans Hexfit, mais les moments « occupés » ne sont pas offerts à vos clients. Plus d'informations dans cet article.